Statut

Artykuł I. Organizacja
1. Nazwa organizacji brzmi: Polish-American Heritage Club of Mahopac.
2. Organizacja posiada pieczęć z następującym napisem: Polish-American Club of Mahopac.
3. Członkowie organizacji w drodze głosowania mogą zmienić jej nazwę.

Artykuł II. Cele
Organizacja ma charakter charytatywny (niedochodowy). Utrzymuje się ze składek członkowskich, donacji, darowizn i zapisów. Powstała, aby realizować cele edukacyjne i kulturalne:

1. Promowanie silniejszych związków między Polakami i Amerykanami przez organizowanie imprez kulturalnych i edukacyjnych takich, jak koncerty, wystawy, wieczory poetyckie, wykłady i seminaria, wycieczki krajoznawcze, poznawanie wzajemnych  wartości dziedzictwa kulturowego obu narodów.
2. Organizowanie seminariów edukacyjnych oraz kursów języka angielskiego dla polskich imigrantów.
3. Wzbogacanie wiedzy o Polsce, polskiej kulturze i tradycjach przez organizowanie nauki języka polskiego i historii Polski oraz organizowanie (w przyszłości) wyjazdów wakacyjnych do kraju przodków dla dzieci i dorosłych.
4. Udzielanie stypendiów dla uczniów szkół średnich lub wyższych.
5. Sponsorowanie i organizowanie imprez  gromadzących fundusze na realizację powyższych celów.

Artykuł III. Członkostwo

1. Przynależność do klubu jest otwarta dla wszystkich osób.
2. Aby zostać członkiem klubu należy wypełnić deklarację, zapłacić składkę roczną w wysokości $ 25 od osoby dorosłej, $ 15 od ucznia/studenta lub seniora. Prawa wyborcze nabywa sie po upływie 3 miesięcy od podpisania deklaracji członkowskiej.
3. Utrata członkostwa następuje na podstawie rezygnacji (ustnej lub pisemnej) złożonej na ręce zarządu, lub na podstawie niepłacenia składki członkowskiej przez okres jednego roku, lub na skutek wykluczenia z klubu członka, który nie przestrzega zasad statutu.
4. Każdy członek klubu, który ukończył 18 lat ma prawo głosowania w wyborach.
5. Każdy członek klubu, który ukończył 21 lat ma prawo kandydować do władz klubu.
6. Prawa członków :

a/ uczestniczenie czynne w działalności klubu zgodnie ze swoimi zainteresowaniami i możliwościami,
b/ otrzymywanie pełnej informacji o formach działalności klubu,
c/ zgłaszanie nowych inicjatyw i pomysłów,
d/ prawo do odwołania się od decyzji wykluczenia z klubu.

1. Obowiązki członków:

a/ przestrzeganie statutu
b/ popieranie i czynne uczestnictwo w działalności klubu,
c/ godne reprezentowanie Polski i Stanów Zjednoczonych,
d/ płacenie składek członkowskich.

Artykuł IV. Zebrania

1. Doroczne walne zebranie klubu powinno odbyć się w lutym każdego roku. Datę ustala rada.
2. Sekretarz zarządu ma obowiazek powiadomić pisemnie lub via e-mail wszystkich członków z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym o dacie i godzinie zebrania.
3. Zebrania w normalnym trybie powinny odbywać się na terenie stanu Nowy Jork w Putnam lub Westchester County, jeżeli nie jest postanowione inaczej. Obowiązujące quorum – 50 % członków do podejmowania decyzji. Jeżeli nie ma quorum, zebranie powinno być odroczone do 2 tygodni od oryginalnej daty. Sekretarz ma obowiazek powiadomić członków o nowej dacie zebrania.
4. Prezes klubu może zwołać nadzwyczajne zebranie, jeśli wymaga tego dobro organizacji. Członkowie klubu powinni być powiadomieni pisemnie o zebraniu co najmniej 10 dni przed planowaną datą. W zawiadomieniu powinno być podane kto zwołuje zebranie i w jakim celu. Zebranie nadzwyczajne wymaga obecności 50% członków rady i 75% członków klubu.

Artykul V. Głosowanie

1. Na zebraniach decyzje podejmowane są w drodze jawnego głosowania zwykłą większością głosów. Tylko wybory do władz klubu odbywają się w drodze głosowania niejawnego.
2. Na zebraniu wyborczym przewodniczący zebrania powołuje komisję rewizyjną składającą się z trzech osób, która nadzoruje wybory i po ich zakończeniu stwierdza na piśmie ich ważność. Oświadczenie komisji rewizyjnej o ważności głosowania powinno być dołączone do protokołu z tego zebrania.
3. Przed rozpoczęciem wyborów przewodniczący zebrania powołuje komisję nominacyjną składającą się z trzech osób, która przedstawia kandydatów na członków rady i zarządu. Przewodniczący tej komisji musi być członkiem rady. Każdy z kandydatów powinien zaprezentować krótki program przed rozpoczęciem głosowania.
4. Głosowanie przez pełnomocnictwo jest dopuszczalne.

Artykuł VI. Porządek obrad

1. Sprawdzenie listy obecności
2. Odczytanie protokołu z poprzedniego zebrania.
3. Sprawozdanie członków zarządu
4. Sprawozdanie komisji.
5. Sprawy kontynuowane.
6. Nowe zadania.
7. Zakończenie.

Artykuł VII. Rada klubu

1. Klub jest zarządzany przez radę składającą sie z minimum 5, a maximum 13 członków. W skład rady wchodzi zarząd. Wszyscy członkowie rady powinni być legalnymi rezydentami lub obywatelami USA. Rada sprawuje nadzór nad działalnością organizacji i występuje w jej imieniu. Członkowie rady wybierani są w drodze tajnego głosowania na czas określony w tym Statucie, na zebraniu wyborczym. W taki sam sposób wybierani są członkowie zarządu.
2. Członkowie-założyciele organizacji składają podpis na akcie założycielskim (Certificate of Incorporation). Sprawują oni swoją funkcję do pierwszych wyborów. Na pierwszym zebraniu wyborczym przyszli członkowie rady powinni być podzieleni na trzy grupy: jedna trzecia powinna być wybrana na okres jednego roku, jedna trzecia na okres dwóch lat i jedna trzecia na okres trzech lat. W ten sposób na następnym zebraniu wyborczym wybiera sie tylko tę grupę, której kadencja mija w danym roku (a nie cały skład rady). Zwiększanie i zmniejszanie liczby członków rady powinno odbywać się proporcjonalnie w poszczególnych grupach. Członkowie rady mogą być wybierani na trzy kolejne kadencje maksymalnie. Komisja nominacyjna może zaaprobować kolejną kadencję dla danego członka rady. Członek rady może zrezygnowac z pełnienia funkcji w ciągu trwania kadencji, może też być odwołany, zgodnie z zapisem w tym Statucie.
3. Zebrania rady powinny odbywać sie regularnie przynajmniej raz na kwartał. 50% członków rady stanowi qourum na zebraniu.
4. Decyzje podejmowane są na zebraniu zwykłą większością głosów. Każdy członek rady ma jeden głos. Nie dopuszcza się głosowania przez pełnomocnictwo.
5. Rada ustala regulamin spotkań.
6. Wakant w radzie powinien byc uzupełniony przez głosowanie pozostałych członków rady. Tak wybrany członek rady sprawuje funkcje do następnego walnego zebrania wyborczego.
7. Prezes organizacji z urzędu pełni funkcję przewodniczącego rady.
8. Pierwszy przewodniczący rady pełni funkcję do pierwszego zebrania wyborczego. Następnie przewodniczący rady jest wybierany większością głosów przez pozostałych członków rady. Przewodniczący rady może być wybierany na dowolna ilość kadencji. Przewodniczący prowadzi zebrania rady. W razie jego nieobecności, zebranie prowadzi wiceprzewodniczący.
9. Rada wybiera ze swego grona sekretarza.
10. Członek rady może w każdej chwili zrezygnować z pełnionej funkcji. Rezygnacja musi być przedstawiona na piśmie; jesli nie jest to inaczej określone, rezygnujący członek rady przestaje pełnić funkcję w momencie przyjęcia rezygnacji przez prezesa. Złożona rezygnacja nie zwalnia członka rady z wypełnienia podjętych przez niego zobowiazań.
11. Czlonek rady może być odwołany regulaminowo jeśli zaistnieje poważna przyczyna.

1. 1. Prezes powinien wtedy zwołać nadzwyczajne zebranie, aby przedstawić zarzuty takiemu członkowi rady.
   2. Wymieniony członek rady może być reprezentowany przez adwokata na  zebraniu nadzwyczajnym.
   3. Na zebraniu wymagana jest obecność co najmniej 50% członków klubu. W przypadku obecności mniej niż 50% członków zebranie musi być przełożone na okres nie dłuższy niż dwa tygodnie. Wówczas decyzja musi byc podjęta przez obecnych członków klubu.
   4. Członkowie klubu głosują po wysłuchaniu argumentów obu stron. Odwołanie członka rady następuje, gdy 75% obecnych głosuje za taką decyzją.

Artykuł VIII. Zarząd
1. Zarząd składa się z:

Prezesa
Wiceprezesa
Sekretarza
Skarbnika

1. Prezes prowadzi wszystkie zebrania klubu.

Z urzędu pełni funkcję przewodniczącego rady i prowadzi zebrania rady.
Na dorocznym walnym zebraniu przedstawia raport z działalności organizacji.
Ma prawo powoływania tymczasowych i stałych komisji.
Sprawuje kontrolę nad dokumentami prawnymi i ksiegami finansowymi.
Ma prawo podpisywania czeków.
Ma uprawnienia podobne do uprawnień dyrektora naczelnego firmy.

1. Wiceprezes zastepuje prezesa w razie jego nieobecności.
2. Sekretarz  sporządza i przechowuje protokoły z zebrań.

Przedkłada stosowne  dokumenty wymagane prawem.
Wysyła zawiadomienia do członków o zebraniach.
Przechowuje dokumenty i pieczęć klubu.
Może być upoważnione do podpisywania czeków.
Przedstawia prezesowi, członkom rady i zarządu wszelkie pisma i oficjalne dokumenty przesłane na adres klubu.
Prowadzi korespondencję w imieniu klubu.

1. Skarbnik jest rozliczany przez radę klubu, sporządza raport z wydatków i przychodów.

Ma prawo podpisywania czeków.
W wyznaczonych okresach czasu sporządza raporty z działalności finansowej klubu, które są dołączone do protokołów z posiedzeń rady.
Wypełnia inne obowiązki zlecone jako skarbnikowi.

1. Członkowie zarządu z urzędu są członkami rady klubu.
2. Członkowie zarządu nie pobierają opłaty za wykonywanie swoich funkcji (pracują społecznie).

Artykuł IX. Wynagrodzenia
Rada klubu może zatrudnić pracownika (ów)do prowadzenia działalności klubu,  jeśli uzna to za konieczne.

Artykuł X. Komisje
Rada może w drodze uchwały powołać komisje do prowadzenia określonej działalności.W skład   komisji może wchodzić jeden lub więcej członek rady, z wyjątkiem komisji rewizyjnej. Komisje mają uprawnienia takie, jak rada klubu, z wyjątkiem:

1. Uzupełniania wakantów w obrębie rady lub danej komisji.
2. Ustanawiania poprawek do Statutu lub zatwierdzania Statutu.
3. Ustanawiania poprawek do uchwał rady, które z natury takich poprawek nie przewidują.
4. Ustanawiania wynagrodzenia dla członków rady lub komisji.
5. Żadnych spraw, które w świetle aktu założycielskiego lub statutu klubu muszą być rozpatrywane wyłącznie przez większość członków rady na zebraniu rady klubu.

Specjalne komisje mogą być powoływane przez przewodniczącego rady za zgodą rady i mają tylko ograniczone uprawnienia określone przez radę.
Członkiem komisji może zostać osoba nie będąca członkiem rady.
Wszystkie komisje są powoływane na okres jednego roku, chyba że zostaną wcześniej odwołane przez radę.

Stałe komisje klubu:

Komisja kulturalna
Komisja edukacyjna
Komisja sportu i rekreacji
Komisja młodzieżowa.

Artykuł XI. Komisja rewizyjna
Komisja rewizyjna składa się z trzech do pięciu osób, którzy nie są członkami rady lub zarządu.

Artykuł XII. Składki członkowskie
Składka członkowska wynosi $ 25 rocznie od osoby dorosłej, $ 15 od ucznia/studenta lub seniora i musi być opłacona do 31 marca danego roku.

Artykuł XIII. Kontrakty, czeki, konta bankowe i inwestycje

1. Prezes i skarbnik maja prawo podpisywać w imieniu klubu czeki i kontrakty zatwierdzone przez radę klubu. Jeśli rada upoważni prezesa, może on pojedynczo podpisywać czeki i kontrakty zatwierdzone przez radę. Skarbnik może podpisywać pojedynczo czeki do wysokości $ 100.00 (sto dolarów). Rada ustala, kto jest upoważniony do podpisywania pozostałych dokumentów klubu.
2. Rada wybiera bank, w którym deponowane są fundusze klubu. Fundusze klubu mogą być trzymane w formie depozytu bankowego lub inwestowane w nieruchomości, papiery wartościowe, akcje zgodnie z postanowieniami rady.

Artykuł XIV. Biuro i ksiegowość

1. Główne biuro i siedziba klubu powinno znajdować się na terenie Putnam County w stanie Nowy Jork.
2. W tym biurze powinny znajdować się główne dokumenty klubu: akt założycielski korporacji, statut, protokoły z zebrań rady oraz wszelkie inne dokumenty dotyczące działalności klubu będące pod nadzorem skarbnika.

Artykuł XV. Rok fiskalny
Rokiem fiskalnym dla klubu jest rok kalendarzowy.

Artykuł XVI. Roszczenia
Korporacja może w pełnym zakresie dozwolonym przez prawo zabezpieczyć osobę, która przez przynależność do korporacji stała się podmiotem postępowania prawnego, przed odpowiedzialnością z tytułu orzeczenia sądowego, grzywny, innych wydatków, włączając honorarium adwokackie.

Artykuł XVII. Poprawki
Ten statut może być uzupełniony lub poprawiony na mocy uchwały 75% członków klubu.

Artykuł XVIII. Rozwiązanie klubu.
Podjęcie decyzji o rozwiązaniu klubu wymaga zwołania specjalnego zebrania członków. Wymagana jest obecność co najmniej 75% członków oraz przedłożenie pisemnej propozycji rozwiązania klubu do wszystkich człónków.
W przypadku rozwiązania klubu wszystkie fundusze i aktywa klubu mają być przekazane na rzecz organizacji wskazanej przez radę.

Podstawowe zasady prowadzenia zebrań wg Robertsa

Główny porządek spotkań :

1. Przywołanie porządku zebrania (przez prowadzącego zebranie)
2. Zatwierdzenie protokołu z poprzedniego zebrania
3. Sprawozdanie przewodniczących komisji (lub wskazanych członków)
4. Dokończenie spraw z poprzedniego zebrania
5. Nowe sprawy
6. Zakończenie zebrania

Procedura głosowania nad wnioskiem :

1. Jeżeli  uczestnik zebrania pragnie zgłosić wniosek, podnosi rękę, prosząc o zabranie głosu. Jeśli prowadzący zebranie udzieli głosu, wówczas uczestnik zebrania wstaje.
2. Uczestnik zebrania przedstawia się (imię, nazwisko) a następnie zgłasza swój wniosek.
3. Zgłaszający wniosek może przedstawić krótkie wyjaśnienie przedstawianego wniosku.
4. Wniosek musi być poparty przez innego uczestnika zebrania (jeżeli wniosek nie jest poparty wówczas taki wniosek upada i nie jest dyskutowany)
5. Prowadzący zebranie prosi uczestników o przedyskutowanie wniosku.

Zgłaszający wniosek ma prawo do zabrania głosu jako pierwszy, pozostali uczestnicy zebrania mogą zabierać głos po uprzednim podniesieniu ręki i wskazaniu przez prowadzącego.
Jeżeli dyskusja jest celowo przeciągana lub wydaje się być jałowa, wówczas uczestnik zebrania może zgłosić wniosek o zakończenie dyskusji-wniosek musi być zaakceptowany przez dwie trzecie uczestników zebrania.

1. Po dyskusji prowadzący zarządza głosowanie nad wnioskiem.
2. Prowadzący zebranie ogłasza wyniki głosowania.

Procedura wniesienia poprawki do zgłaszanego wniosku :

Podczas dyskusji nad wnioskiem może okazać się, że konieczna jest poprawka do zgłoszonego wniosku. Każdy uczestnik zebrania może zgłosić poprawkę ale proponowana poprawka musi dotyczyć zgłaszanego wniosku.

1. Uczestnik zebrania podnosi rekę i, po wskazania przez prowadzącego zebranie, wstaje.
2. Następnie uczestnik zgłasza poprawkę.
3. Poprawka musi być poparta przez innnego uczestnika zebrania.
4. Prowadzący zebranie prosi uczestników o przedyskutowanie poprawki.
5. Prowadzący zebranie prosi o głosowanie nad poprawką a następnie ogłasza wyniki głosowania.

Jeśli poprawka otrzyma wiekszość głosów, wówczas zgłoszony poprzednio wniosek zostaje rozszerzony o poprawkę, jeśli po głosowaniu poprawka nie otrzyma wymaganej wiekszości wówczas orzginany wniosek pozostaje nie zmieniony.

Procedura odesłania wniosku do komisji :

Podczas dyskusji nad wnioskiem może okazać się konieczność uzyskania dodatkowych informacji. Wówczas można zgłosić wniosek o odesłanie do komisji, w celu osiągniecia dodatkowych informacji. Jeżeli komisja nie istnieje, można stworzyć komisję tymczasową, która zajmie się pozyskaniem dodatkowych informacji.

1. Członek zebrania stawia wniosek o odesłanie dyskutowanego wniosku do komisji, w celu osiągnięcia dodatkowych informacji.
2. Wniosek musi być poparty przez innnego uczestnika zebrania.
3. Prowadzący zebranie prosi uczestników o przedyskutowanie wniosku.
4. Prowadzący zebranie prosi o głosowanie nad wnioskiem a następnie ogłasza wyniki głosowania.

Odłożenie wniosku ( na później) :

Wniosek może być odłożony na później gdyż zachodzi potrzeba przedyskutowania ważniejszej sprawy. Wówczas odłożony wniosek jest podjęty ponownie po zakończeniu ważniejszej sprawy. Jeżeli odłożony wniosek nie jest podjęty do końca następnego zebrania wówczas taki wniosek przepada.

1. Członek zebrania stawia wniosek o odłożenie dyskutowanego wniosku na później.
2. Wniosek musi być poparty przez innnego uczestnika zebrania.
3. Bez  dyskusji.
4. Prowadzący zebranie prosi o głosowanie nad wnioskiem a następnie ogłasza wyniki głosowania.

Usunięcie wniosku :

Uczestnik zebrania może zgłosić wniosek o usunięcie wniosku, poddanego pod głosowanie tylko podczas części „Niedokończone sprawy” pod warunkiem, że nie ma już nic ważnego do dyskusji.

1. Członek zebrania stawia wniosek o usunięcie dyskutowanego wniosku.
2. Wniosek musi być poparty przez innnego uczestnika zebrania.
3. Prowadzący zebranie prosi uczestników o przedyskutowanie wniosku.
4. Prowadzący zebranie prosi o głosowanie nad wnioskiem a następnie ogłasza wyniki głosowania.

Opóźnienie zgłoszonego wniosku :

Uczestnik zebrania może zgłosić wniosek o opóźnienie głosowania nad zgłoszonym wnioskiem (na przykład do następnego zebrania). Opóźnienie głosowania jest równoznaczne jako „niedokończona sprawa” i automatycznie powraca na następne zebranie (lub w innym, wyznaczonym czasie).

1. Członek zebrania stawia wniosek o opóźnienie dyskutowanego wniosku  (na bliżej określony termin).
2. Wniosek musi być poparty przez innnego uczestnika zebrania.
3. Prowadzący zebranie prosi uczestników o przedyskutowanie wniosku.
4. Prowadzący zebranie prosi o głosowanie nad wnioskiem a następnie ogłasza wyniki głosowania.